Бързай бавно

Управление на времето

Posted in Read me, Useful materials by Мария Василева on 14 април 2008

Едно от изреченията, които ежедневно трябва да си повтаряме е, че “щом някой друг го може, значи и аз го мога”. Ако сте запознати с НЛП, първата ви асоциация за постигане на успех в тази насока ще е моделирането. Избирането на role-model, мисълта за когото да ви мотивира. Постоянно наблюдение на хората, от които се възхищавате и на които искате да приличате и как те се справят с това, което вас ви затруднява, като не забравяте системно да променяте “лошите” си навици.

Как написаното горе се свърза със заглавиетo- Управление на времето… Ефективното управление на времето е нищо повече от създаване на правилни навици. Било то организираност, делегиране, спазване на крайни срокове. А “успeлите хора са просто тези, които имат успешни навици”. Правилен навик е да работиш, когато организма ти е “настроен” на режим работа. Правилен навик е да се събуждаш всеки ден в един и същи час. Правилен навик е да приоритизираш задачите и целите си за следващия ден, следващата седмица, следващия месец и да ги разделяш на малки, лесни стъпки, така, че да изглеждат постижими. И т.н.

Казват, че 21 век е обърнал ролята на времето. Старото “времето е пари” срещу новото “парите са време”. Вярно е, но си мисля, че по-скоро става въпрос за преход от едното към другото, отколкото за заместване. Защото за да достигнеш до ниво, когато ще имаш достатъчно средства, за да си “купиш” време, първо трябва да си преминал през нивото, когато си го ценял и използвал по възможно най-добрия начин, така че да ти носи печалба. Трябва още никога да не си забравял/а, че времето е невъзобновим ресурс.

Защо е важно да управляваме ефективно времето си?

-Защото всеки от нас има цели и мечти, които чакат да бъдат реализирани. А това не става с вълшебна пръчица, а с действия. Днес. Утре. В други ден. Постоянно. Стъпка по стъпка.
-Защото постигането на някоя цел (мечта) неизбежно ни води до нова. Процес в който изразстваме и се чувстваме по-сигурни в себе си, по-удовлетворени, по-щастливи.
– Защото си спестяваме стрес… А в днешно време има достатъчно други хора и средства, които ни докарват ежедневната доза стрес. Нека поне собствената да си спестим. Нека щадим и себе си, и околните, върху които може да се струпа лошото ни настроение, ако не сме изпълнили задачата си в дадения ни срок. Нека мислим и за тези, които зависят от нашата организираност и продуктивност.
– Защото това е ключа към намиране баланса между работа и семейство (личен живот)

Ако основната цел на живота е да се чувстваме добре и да се забавляваме, то не-управлението на времето ни води точно до обратното.

Колкото по-рано човек се научи да си управлява времето, толкова по-добре. Защото с годините задачите в графика няма да стават по-малко, а повече.

Как си губим времето: чрез разхвърлено и неподредено работно място, чрез невъзможност да намерим това-което-ни-трябва-когато-ни-трябва, чрез неподготвеност за среща (лекция, урок), чрез невъзможност да се съсредоточим. А понякога (често) някой друг ни губи времето, затова трябва да си създадем система как да се справяме с “прекъсванията” – независимо дали под формата на телефонен разговор, безсмислено “лафче”, даване на задача без достатъчно налична информация и т.н.

Един от примерите, които проф. Randy Pausch бе посочил в своята лекцията по „Time Management“ беше: “ако ти се налага да се състезаваш с хора, които са по-добри от теб, трябва да намериш правилните начини да развиеш до край качествата, които притежаваш.” Първата стъпка е да имаш цел, посока, да знаеш какво искаш да постигнеш, да си наясно във всеки един момент защо правиш това или онова, какъв ще е резултата и необходимо ли ти е. Всичко трябва да е добре обмислено, част от план, който да ни води напред към крайната цел. Не трябва да се върши каквото и да е, само защото можем да го направим. Още нещо от изключителна важност!- трябва да се съсредоточаваме не върху правене на нещата по правилния начин, а върху това да работим върху правилните задачи!. Постоянно трябва да си задаваме въпроса “защо правя това?”.

Планиране на времето: (няма да се спирам на поставянето на цели и защо това е важно; тук съм писала малко по темата, скоро може повече :) ; не забравяйте, че плана винаги може да се променя, но преди всичко трябва да го има)

*От тук надолу съветите ще бъдат 1:1 с изказаните по време на лекцията, без нищо повече от мен :). Голяма част от тях може вече да сте срещали, но това не означава, че не действат *

След като знаете какво точно желаете – в личен и професионален план- е време да го поставяте в 4 графи:

1) важно и необходимо скоро

2) важно, без да е необходимо скоро

3) не-важно, но дължимо скоро

4) не-важно и не-дължимо скоро.

Когато определите кое къде да отиде ще знаете и върху кое колко усилия трябва да съсредоточите. Трябва да работите върху тях в същата последователност (1,2,3,4)

Започнете това, което най-малко ви харесва :) Това, което буквално не знаете от къде да подхванете.

Докосвайте всеки документ веднъж.

Нека бюрото ви е винаги подредено и отгоре да има не повече от една задача, върху която да се съсредоточите в дадения момент.

Ако имате нов e-mail и отговарянето му ще отнема няколко минути, не го оставяйте за по-късно.
При възможност, карайте приятели и колеги да ви изпращат email-и, вместо да ви се обаждат по телефона.

Давайте нареждания в писмена форма, защото това предпазва от последващи възможни недоразумения (не можеш на черното да кажеш бяло).

Не отивайте на среща без “agenda”.

Обаждайте се с подготвени «точки» по които искате да говорите и когато сте казали всичко опитайте се любезно да приключете разговора. Докато говорите бъдете станали. Имайте нещо пред себе си, което да ви напомня какво трябва да свършите след това. Звънете на хората преди време, в което смятате, че те ще са заети- примерно преди обяд, защото така и те ще желаят разговора да завърши по-бързо, без излишно “разтягане на локуми”:)

Сложете си още един монитор. (В лекцията бе обяснено, че компютър може да поддържа 2 монитора, но не знам как стои въпроса с лаптопите. Идеята е много добра по принцип.)

Пишете «thank you notes”. (Не съм сигурна за връзката им с темата, но със сигурност е прекрасно, когато изразяваш благодарността си към някого за добре свършена работа или услуга.)

Научете се да казвате “не”.

Научете се да делегирате. И не се страхувайте да възложите задача, която е възможно да затрудни другия човек Хората обичат предизвикателствата.

Мислете не само как вие да се превърнете в добре организиран човек, вършейки повече работа за по-малко време, а и как всички общо да постигаме повече.

Стремете се да разбере защо не сте ентусиазирани по отношение на някоя задача. Каква е истинската причина за отлагането и. (страх от успех, страх от неуспех …)

Използвайте само технологии, които ви правят по-работоспособни.

Не се страхувайте да питате хора, които знаят повече. Задавайте въпроси, ако това ще ви спести време и ще ви насочи по-добре към това, върху което трябва да работите.

Всичко, което правите създава алтернативни разходи.

Ако някой не отговаря на email-a ви до 48 часа, опитайте да се свържете отново.

Поставяйте специфични задачи със специфично време и специфично наказание или награда при завършването им.

*Написаното е вдъхновено от лекцията “Time Management” на Randy Pauch. В първата част на поста съм използвала “себе си” :) и това, което знам от различни източници (преди време ми се беше наложило да търся материали за обучение по управление на времето, скоро ще пиша повече), но във втората са само съвети от посочената лекция. Трябва да отбележа, че не е всичко, а и съветите звучат съвсем различно изказани от него, от колкото написани тук, затова горещо ви я препоръчвам ако смятате, че имате проблем с управление на времето си.

Дори и да решите, че написаното е достатъчно за да подходите по-отговорно към това как използвате времето си, отбележете днескашната дата и след месец проверете дали сте постигнали желаното, дали сте променили начина си на живот, дали се чувствате по-добре. *

П.П. Не забравяйте, че днес е понеделник, а всеки понеделник носи със себе си и едно ново начало ;-)

3 Коментари

Subscribe to comments with RSS.

  1. […] Управление на времето […]

  2. […] и добър TM да (се опитвам да) имам, не успях да ги взема на […]

  3. […] т.нар. меки умения ( специално за time management погледни тук), когато разбрах темата, признавам, останах леко […]


Вашият коментар

Попълнете полетата по-долу или кликнете върху икона, за да влезете:

WordPress.com лого

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Промяна )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Промяна )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Промяна )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Промяна )

Connecting to %s

%d bloggers like this: